ボルボ・トラック

JAPAN

従業員へのプライバシー通知

個人データに関する通知

この通知は、ボルボによる個人データの取り扱いに関する情報を提供するものです。

あなたが雇用されている会社(「ボルボ」)は、ボルボがあなたおよび以下に示すその他の情報源から取得する個人データの管理者です。 管理者であるということは、個人データの取り扱いの目的と手段を決定するのはボルボであることを意味します。 ボルボは、適用されるデータ保護法および規制に基づき、あなたの個人データの取り扱いについて責任を負います。 ボルボであなたを雇用するにあたって、ボルボはあなたの個人データを取り扱う必要があります。 個人データの取り扱いについて質問がある場合は、ボルボのデータ保護責任者にお問い合わせください。

ボルボは、以下のカテゴリーの個人データを取り扱うことがあります。 ボルボは必ずしも以下のすべての個人データを取り扱うわけではありません。 各カテゴリーに記載されている例はすべてを網羅しているわけではありません。

個人データ:氏名、生年月日、社会保障番号(または同等のもの)、性別、国籍、希望する使用言語、婚姻状況、写真など

組織データ:従業員番号、職務内容、役職、勤務地、事業部門、部署、マネージャー、直属の部下など

連絡先データ:職場の住所、自宅の住所、電子メール・アドレス、電話番号など

報酬および福利厚生に関するデータ:給与、給与査定、税金控除、年金情報、銀行口座の詳細など

雇用管理データ:雇用契約およびボルボとの間のその他の契約、育児休暇などに関する申請書またはその他のフォーム、採用日および退職日に関する情報など

時間に関するデータ:就労時間、実働時間、休暇、休職(育児休暇、病気休暇など)など

組合会員データ:該当および関連する場合

セキュリティ・データ:アクセス・カード、アクセス権、アクセス・カードとアクセス権の使用など

健康と安全に関するデータ:病気休暇、復職計画、労働災害、健康診断に関する情報など

製造/修理/サービス・データ:車両の製造、メンテナンス、修理、またはサービスに関連して行われた活動の追跡と記録など

業績および評価データ:評価、査定、懲戒記録など(該当する場合)

能力データ:学習記録、トレーニング活動など

出張管理データ:出張に関する情報、予約の詳細、パスポート番号、会社のクレジットカード番号、旅費の請求書および手当など

ヘルプ・デスクおよびサポートに関するデータ:あなたやそのマネージャー/人事部からのあなたの雇用に関連する質問、または雇用に関連してあなたに提供されたIT機器またはサポートなど

IT関連データ:ユーザーID、パスワード、ログインの詳細、およびボルボのIT機器、ITアプリケーション、またはITサービスの使用に関するデータとログなど(随時適用されるボルボのITポリシーに従う)

組合会員データ、および健康と安全に関するデータの一部は、適用されるデータ保護法に基づいて機密データとみなされ、特別な注意を払って取り扱うものであることに、特に注意してください。 機密データの取り扱いは、団体協約および/または明示的な同意によって承認された法的義務に応じてのみ行う必要があることに、特に注意してください。

また、トラックなど、ボルボが所有する製品をあなたが使用する場合、特定の車両生成データ(車両/シャーシ番号、信号など)が自動的に生成されることにも注意してください。 ただし、ボルボは、テストのための活動、品質問題の解決、または製品開発の目的に関連する使用でない限り、このようなデータを使用しません。 このセクションは社用車には該当しないことに注意してください

ボルボはまた、緊急時にボルボから連絡を受ける人物としてあなたが指定した人物について、限られた量の個人データ(氏名および連絡先の詳細)を取り扱うことがあります。 一部の国では、福利厚生および/または労働法の要件に関連する特定の目的のために、近親者データが取り扱われることもあります。

ボルボは、以下の法的根拠のいずれかに基づき、個人データを取り扱います。以下の詳細情報も参照してください。

法的義務: たとえば、あなたの収入を税務当局に報告することが、法律によってボルボに義務付けられている場合があります。

契約上の義務: たとえば、契約上合意した給与を支払うために、ボルボはあなたの個人データを取り扱う必要があります。

正当な利益: ボルボの正当な利益とは、通常、日常業務を管理し、設備と機器を確保し、内部統制を維持することを示します。 個人データの取り扱いを正当な利益に基づいて行うために、ボルボは個別の状況に応じて評価を行います。 たとえば、ボルボの正当な利益として日常業務を管理する場合、ボルボは業務に関連する出張を管理できるように特定の個人データを取り扱う必要があります。または、ボルボの正当な利益として機器を確保する場合、ボルボはIT機器のステータスを確認するために特定の個人データを取り扱う必要があります。

例外的なケースとして、および他の法的根拠を適用できない場合にのみ、ボルボは個人データを取り扱うためにあなたの明示的な同意を求めることがあります。

以下の一般的な目的のために、ボルボはあなたの個人データを上記のとおり取り扱います。 各目的に含まれる例はすべてを網羅しているわけではありません。

管理(通常、契約上の義務および/または正当な利益に基づく)

ボルボのシステムへの登録とボルボによる雇用の一般的な管理を可能にする

適切なライセンスの使用を可能にする

社内レポートや統計の作成など、最新の組織図と従業員の記録の維持を可能にする

あなたへの給与、年金、その他の福利厚生の支払い、および社内レポートや統計の作成を含む給与の査定を可能にする

プロジェクトのフォローアップを可能にする

報告(通常、法的義務および/または正当な利益に基づく)

税務当局など、法律に基づいて必要とされている当局への報告を可能にする

報酬の支払いおよび請求を目的とした、就労時間/休職/休暇の追跡を可能にする

労働法の要件(通常、法的義務に基づく)

組合との団体協約または労働法に従って、ボルボが義務を履行することを可能にする

作業環境と製品の安全性(通常、法的義務および/または正当な利益に基づく)

ボルボが安全な作業環境を提供する義務(ボルボの施設または機器への不正アクセスの管理と防止を含む)、および労働環境法または労働法によって定められた作業環境に関するその他の義務の履行を可能にする

製品の安全性と品質に関連するボルボの義務の履行を可能にする

従業員の能力開発(通常、法的義務および/または契約上の義務および/または正当な利益に基づく)

能力開発/改善、および業績評価と査定に関する活動を可能にする

学習およびトレーニング活動を可能にし、これらに関する提案を行う

従業員の職務上の活動(通常、法的義務および/または契約上の義務および/または正当な利益に基づく)

電子メールの作成、文書、レポート、プレゼンテーション、図面の作成などの業務の実行を可能にする

出張を可能にする

あなたやそのマネージャー/人事部からのあなたの雇用に関連する質問への回答、または業務の遂行に必要なサポートの提供を可能にする

ボルボ・グループの行動規範、随時適用されるボルボのITポリシーを含む、ボルボのポリシーのフォローアップを可能にし、そのようなポリシーが遵守されていることを確認し、禁止されている活動の疑いに関する調査を行う

研究開発と品質問題の解決(通常、正当な利益に基づく)

ボルボが所有する製品を使用した際に生成された車両データ(上記参照)の使用を伴う、ボルボ製品(トラックなど)に関連する研究開発活動を可能にする

ボルボが所有する製品を使用した際の車両データ(上記参照)の使用を伴う、ボルボ製品(トラックなど)に関連する品質問題の解決を可能にする

ボルボは、主にあなた自身、そのマネージャー、人事部、またはあなたがその個人データの取得を指示した他の第三者から、あなたの個人データを取得します。 一部の個人データは、たとえばボルボのシステムでユーザーIDを作成する際に、ボルボのITシステムまたは同等のものによって自動的に生成されることもあります。

ボルボは通常、法律、規制、または団体協約に基づいて必要とされない限り、ボルボ・グループの範囲を超えて個人データを共有することはありません。 ただし、個人データを取り扱う目的を達成するために必要な場合、ボルボはEU/EEA以外の企業を含むボルボ・グループの他の企業と個人データを共有することがあります。 また、個人データを取り扱う目的を達成するために必要な場合、ボルボはEU/EEA以外のサプライヤーを含むサードパーティのサプライヤーと個人データを共有することがあります。 ボルボは、いかなる場合でもあらゆる合理的努力を行い、適切な安全対策を実施して、適用されるデータ保護法に基づいて必要とされる適切なレベルで個人データの保護を行うことを保証します。 これには、EUで承認されている標準契約条項またはEU-USプライバシー・シールドに基づく企業間または外部のデータ取り扱い契約、または関連当局によって随時認証または承認されたその他の方法の使用が含まれることがあります。 転送について質問がある場合は、ボルボのデータ保護責任者にお問い合わせください。

ボルボは通常、雇用期間中、あなたの個人データを保持します。 あなたの雇用が終了した後、ボルボは、収集された目的の達成に必要とみなされる個人データのみを保持します。この保持は、その目的が達成されるまでの期間、または目的の達成後、該当地域の法的義務、納税義務、または給付義務を履行するために必要な期間に限り、もしくは事実に基づく、脅迫的、または予想による疑義または請求が発生した場合の法的要件を満たすために行われます。

あなたは、自身の個人データへのアクセスを要求する権利を有します。 また、ボルボに個人データの訂正や消去、またはその取り扱いの制限を要求する権利を有します。その他、ボルボによる個人データの取り扱いに異議を唱えたり、データの移植性を要求したりすることもできます。 ただし、ボルボは、削除、制限、異議申し立て、またはデータの移植性の要求に必ずしも応じる義務を負わない場合があることに注意してください。 評価は、ボルボの法的義務および上記のような権利の例外に基づき、個別の状況に応じて行われます。

データ主体の権利に関する詳細情報